Ki fizetett és ki nem? Banki tételek és számlák párosítása kisvállalkozásban
Két kérdés, amire minden vállalkozónak fejből illene tudnia a választ: ki tartozik nekem, és kinek tartozom én. A válasz a számláid és a bankszámla-mozgásaid összevetésében van — ezt hívják számlapárosításnak (reconciliation), és a legtöbb kisvállalkozásnál egyáltalán nem, vagy csak a könyvelőnél, hetekkel később történik meg.
Miért nem elég a bankappra pillantani?
A bankapp azt mutatja, mennyi pénzed van — azt nem, hogy mennyinek kellene lennie. A különbséget a nyitott tételek adják: a kiállított, de ki nem fizetett számláid (kintlévőség) és a beérkezett, de még nem utalt beszállítói számláid. E kettő nélkül a bankegyenleg félrevezető: lehet, hogy a számlán lévő pénz fele már el van ígérve.
A párosítás kézzel
- Vedd elő a havi bankkivonatot és a hónap számláit (mindkét irányban).
- Tételenként keresd meg a párját: az utalás közleménye, összege és a partner neve alapján.
- Ami számlaként létezik, de utalásként nem: nyitott tétel — kintlévőség vagy fizetnivaló.
- Ami utalásként létezik, de számla nincs hozzá: itt kezdődik a nyomozás — elveszett számla, magánkiadás, vagy hiányzó bizonylat, amit a könyvelő is keresni fog.
Ez havonta néhány óra — és pont ezért marad el. A tipikus következmény: a lejárt kintlévőségre hetekkel később derül fény, amikor már kínos rákérdezni.
Az automatizált változat: PSD2
Az EU PSD2 szabályozása óta a bankszámláidhoz — a te kifejezett engedélyeddel — engedélyezett szolgáltatón keresztül csak olvasásra hozzáférhet egy szoftver: látja a tranzakciókat, de utalást indítani nem tud. Erre épül az automatikus párosítás: a rendszer a beérkező tranzakciókat összeveti a számláiddal (összeg, partner, közlemény), és magától jelöli, mi van rendezve.
Automatizálva
A Lorien bankszámla-modulja a tranzakcióidat magától betölti és a NAV-ból szinkronizált számláidhoz párosítja: látod a kintlévőségeidet, a kifizetetlen beszállítói számláidat, a havi könyvelési csomagba pedig generált bankszámlakivonat kerül — a küldés előtt pedig a rendszer megmutatja, mely banki tételekhez nem talált számlát, hogy a lyukakat te lásd meg előbb, ne a könyvelőd.