Havi könyvelési leadás: mit vár tőled a könyvelő, és hogyan add le fájdalommentesen
A hónap eleji rituálé: a könyvelő kéri az anyagot, te pedig fél napig vadászod össze a számlákat, kivonatokat, blokkokat. A leadás minősége ráadásul nem formaság — a hiányos anyagból hibás ÁFA-bevallás lesz, a hibás bevallásból önellenőrzés, bírságkockázat és plusz könyvelői díj.
Mit vár a könyvelő minden hónapban?
- Bejövő számlák — minden költségszámla, ami a hónapot érinti. A NAV-ban szereplők gépi adatként elérhetők, de a számlakép (a PDF vagy fotó) is kell: a könyvelés bizonylat alapú.
- Kimenő számlák — amit te állítottál ki. Számlázóprogramból ez export, kézi számlatömbnél szkennelés.
- Bankszámlakivonat — a teljes hónap, minden számládra. A könyvelő ebből párosítja a pénzmozgást a számlákhoz.
- Pénztárjelentés — a házipénztár havi összesítője a készpénzes bizonylatokkal.
- Pénztárgép-forgalom — az OPG napi zárásai (a NAV-nál megvannak, de a könyvelő a te összesítődből dolgozik gyorsabban).
- Bér-adatok — ha a bérszámfejtés is nála van: jelenléti ívek, EFO-napok, változások.
A teljesítés dátuma — amin a legtöbb vita megy
A könyvelésben nem a számla kelte, hanem a teljesítés dátuma dönti el, melyik hónapba (és ÁFA-bevallásba) tartozik egy tétel. Egy augusztus 31-i teljesítésű, szeptember 3-án kiállított számla az augusztusi anyag része. Ha a leadásod kiállítási dátum szerint válogat, hónapról hónapra csúszkálnak a tételek.
Mikorra kell leadni?
A határidőt az ÁFA-bevallás vezérli: havi bevallónál a tárgyhót követő hónap 20-a, negyedévesnél a negyedévet követő 20-a a bevallási határidő — a könyvelőd ennél jellemzően 5–10 nappal korábban kéri az anyagot, hogy legyen ideje feldolgozni. A pontos igényét kérdezd meg tőle, és tartsd magad hozzá: a 19-én éjjel átküldött cipősdoboz mindkettőtöknek rossz.
A fájdalommentes változat
A fenti lista szinte teljes egészében automatizálható. A Lorien a hónap zárásakor egyetlen gombnyomásra összeállítja a teljes csomagot: a NAV-ból letöltött bejövő és kimenő számlák listáját hivatalos NAV-számlaképekkel, a banki tranzakciókat kivonat formájában, az OPG-összesítőt és a pénztárjelentést — mindezt teljesítés-dátum szerint válogatva, majd emailben elküldi a könyvelődnek. Küldés előtt megmutatja, mely banki tételekhez nincs számla, hogy ne a könyvelő találja meg a lyukakat.