Munkaidő-nyilvántartás: mit követel a törvény, és miért éri meg digitálisan vezetni
A munkaidő-nyilvántartás az a kötelezettség, amit mindenki tud, hogy létezik, mégis a munkaügyi ellenőrzések egyik leggyakoribb fogása. A Munka Törvénykönyve szerint a munkáltatónak nyilván kell tartania a rendes és rendkívüli munkaidő, az ügyelet és a szabadság tartamát — naprakészen és a munkavégzés helyén elérhetően.
Mit kell tartalmaznia?
- a munkaidő kezdetét és végét (nem elég a „8 óra" — a mettől-meddig kell),
- a rendkívüli munkaidőt (túlórát) külön kimutathatóan,
- a szabadság és egyéb távollétek nyilvántartását,
- és mindezt úgy, hogy ellenőrzéskor azonnal bemutatható legyen.
A forma szabad: lehet papír, Excel vagy szoftver — a tartalom és a naprakészség a követelmény. A „majd hó végén kitöltjük visszamenőleg" gyakorlat ellenőrzésnél átlátszó, és bírságot ér.
Papír vs. digitális — a valódi különbség
A papír jelenléti ív megfelelhet a törvénynek, de három beépített gyengesége van: utólag írják (emlékezetből), egy példányban létezik (elázik, eltűnik), és halott adat — a bérszámításhoz valakinek újra be kell gépelnie. A digitális nyilvántartásnál a rögzítés a műszak elején-végén, a dolgozó saját eszközén történik, időbélyeggel; a jóváhagyás dokumentált; és ugyanaz az adat megy tovább bérszámításba, bérköltség-kimutatásba.
A jóváhagyás — a vitamentes hó vége kulcsa
A jó gyakorlat kétlépcsős: a dolgozó rögzíti, a vezető jóváhagyja — lehetőleg naponta-hetente, nem hó végén egyben. Így a „túlóráztam / nem óráztál túl" viták akkor dőlnek el, amikor még mindenki emlékszik, és a bérszámítás csak jóváhagyott órákból dolgozik.
Automatizálva
A Lorienben minden dolgozó saját belépéssel, telefonról rögzíti a munkaidejét; te jóváhagyod, és kész a hiteles jelenléti ív — nyomtatható formában is, ha az ellenőr papírt kér. Ugyanebből az adatból készül a bérszámítás (órabér, napidíj, fix bér) és a napi bérköltség az eredménykimutatásban. A beosztástervezővel összekötve pedig a terv és a tény eltérése is látszik.